Cuckooz Nest, London. © Billy Bolton

Sempre più aziende si avvalgono dei servizi delle società di Co-Working e Flex Office, per avere flessibilità degli spazi, delle tempistiche dei contratti e per delegare la moltitudine di adempimenti, anche a tutela dei lavoratori. Un cambiamento sostanziale delle imprese che fa presagire un futuro rivoluzionario per gli spazi di lavoro.

Chiara Bassi, Country Manager Italia di WeWork, azienda di Flex Office tra le più importanti al mondo, ci ha accolto nel pieno rispetto delle regole di distanziamento, al civico 4 di via Turati a Milano. L’ultimo spazio inaugurato nel capoluogo lombardo. È la quarta sede milanese, aperta a giugno; una è in apertura e di altre tre, sempre a Milano, si prevede l’inaugurazione nei prossimi mesi.

Mark Dixon, amministratore delegato di IWG, un altro grande player di spazi flessibili per lavoro a livello internazionale, ci ha risposto da remoto, dalla sua sede svizzera. IWG ospita circa 2,5 milioni di lavoratori nel mondo negli edifici dei suoi numerosi e noti marchi: Regus, Spaces, Hq, Signature, No 18. 

Più aziende e bisogni diversi per una maggiore capacità di adattamento

“Sono cambiati i bisogni delle aziende e la tipologia di quelle che si affacciano al coworking”, racconta Chiara Bassi, “Molti clienti enterprise (il 40% della nostra clientela), con più di mille dipendenti nel mondo, che spesso erano proprietari degli edifici nei quali risiedevano, sono arrivati negli scorsi mesi da noi con delle nuove richieste: se un’azienda aveva 50 dipendenti cercava un ufficio con le medesime postazioni; oggi chiede un ufficio da venti postazioni ma con la possibilità di avere accessi per la totalità dei suoi collaboratori. Una nuova forma di flessibilità alla quale possiamo rispondere perché abbiamo edifici utilizzabili, 24 ore al giorno, e con tutti i servizi sempre disponibili; cosa molto difficile, o molto costosa da realizzare, in uno stabile di proprietà”.

WeWork, via Vittor Pisani, Milano

Verso un lavoro più mobile tra diverse sedi, anche nel mondo

“La vita in ufficio è completamente cambiata”, conferma Mark Dixon, “E difficilmente torneremo alle abitudini pre-Covid. Una delle eredità durature della pandemia sarà la capacità di lavorare in modi diversi, in luoghi diversi, facilitata dai progressi della tecnologia e dell'ecosistema digitale. Le aziende stanno organizzando in modo nuovo la forza lavoro distribuendola su più uffici satellite: un maggior numero di dipendenti lavoreranno più vicino a casa o continueranno a lavorare in home working. Il nostro portafoglio decentralizzato di uffici in oltre 1.100 paesi e città, sia urbane che suburbane, sta rispondendo bene a questa richiesta. E stiamo ricevendo molte richieste anche da aziende medio-piccole con sede in aree suburbane o in piccoli centri”.

Una richiesta di spazi e contratti più flessibili

“Ci chiedono la possibilità di lavorare su più sedi, su Milano abbiamo per ora tre building ma a Londra dove ne abbiamo sessanta, le aziende danno ai loro dipendenti la possibilità di stare in tutti questi spazi e di usufruire dei servizi, senza distinzione”, continua la country manager Italia di WeWork, “Prima della pandemia questa modalità di fruizione era propria dei liberi professionisti o degli startupper. Le grandi aziende erano tipicamente stanziali. Anche la contrattualistica è cambiata. Oggi si può avere la necessità di 20 postazioni e fra qualche mese di 50, o viceversa, e quindi anche le locazioni sono flessibili; si può prenotare uno spazio anche solo per 6 mesi”. Lavorare in centro, nel nostro Paese, è ancora un plus: “Il decentrate è un fallimento e non lo vedo percorribile a breve termine”, commenta Chiara Bassi, “Significa creare dei nuovi centri, e questi sono processi che necessitano di molti anni”.

Regus – The News Building, London Bridge, Londra. © Thierry Cardineau Photography

Co-Working e Flex Office per rafforzare la company experience

“In realtà noi di WeWork siamo più Flex Office che Co-Working”, conferma Bassi, “Aree comuni nei nostri edifici ce ne sono ma non sono grandi. Siamo una piattaforma globale di spazi di lavoro che accoglie aziende di qualsiasi dimensione, senza problemi di compliance con le norme”. E sul tema degli adempimenti, cresciuti a dismisura, Chiara Bassi ci racconta che parlando con gli HR delle aziende loro clienti è emerso che negli ultimi quattro mesi, fatto 100 il volume della comunicazione intra-aziendale, la parte di messaggi di servizio inerente il Covid vale il 60% degli invii; prima dell’emergenza era il 5%. “Questa mole di adempimenti è andata a discapito delle comunicazioni di community e ha affievolito il senso di appartenenza. Se non si ricrea la cultura aziendale, che passa anche attraverso gli spazi, ci sarà di certo una perdita di controllo delle realtà organizzative e dei processi.

“Le persone si sono divertite a lavorare da casa e hanno provato il lusso di non dover fare il pendolare”, commenta Mark Dixon di IWG, “Ma ora c’è bisogno di tornare in ufficio e di condividere idee e progetti con i colleghi, facendo riunioni e lavorando in team. Siamo abbastanza stanchi delle video call e di accogliere i nostri contatti di lavoro nel nostro salotto o in camera da letto. Bisogna tornare a un rinnovato concetto di normalità che non penalizzi la forza progettuale e creativa delle aziende, vero motore del business”.

Non si ragiona più sui metri quadrati, ma su prestazioni e servizi

“In IWG”, conclude Dixon, “Abbiamo organizzato il layout di tutti gli spazi per garantire il distanziamento, riorganizzato i flussi, ridotto i punti di contatto e creato degli spazi all’aperto. E stiamo lavorando a nuovi concept per rispondere a una crescente richiesta, in tutto il mondo, di spazi flessibili e sicuri”.  

“Non sono più i metri quadrati a fare la differenza ma le postazioni e i servizi.”, conclude Bassi, “Perché alla scrivania ci si passa il tempo necessario e molto altro tempo si sta nelle sale meeting, nelle lounge.  Dopo la pandemia abbiamo sempre più bisogno di spazi dove possiamo stare soli, stare bene e in luoghi di qualità; gli spazi comuni, se ben riorganizzati, riescono a dare una risposta convincente a questa esigenza”.