L'ufficio nel next normal

Introduzione

Quali saranno le ragioni che ci riporteranno in ufficio? E come cambieranno gli spazi di lavoro? Nel prossimo futuro, l'opportunità di collaborare di persona metterà il luogo lavorativo al centro di un nuovo ecosistema. L'ufficio sarà il cuore pulsante per il networking, la formazione e le relazioni sia nella dimensione fisica che in quella digitale. Sarà necessario ripensarne gli spazi e i servizi. Si delineano nuovi modelli: dall' “Hub & Spoke”, inteso quest'ultimo come filiale satellite, all'ufficio centralizzato; dalla modalità 100% in remoto a quella del lavoro ibrido o distribuito. Sono scenari che aprono anche alla progettazione di nuovi dispositivi digitali e software sia per la gestione degli spazi sia dei processi lavorativi. 

Questi i temi affrontati dalla due giorni di conferenze online organizzate da NeoCon, la più importante fiera internazionale dedicata al mondo dell'ufficio, in attesa della sua conferma in presenza, il 4-6 Ottobre a Chicago. Con le testimonianze di esponenti di Adobe, Gensler, HOK Architects, IA Interior Architects e WGSN.

I L'ufficio come ecosistema:
Gemma Riberti, Head of Lifestyle
& Interiors, WGSN, London

Gemma RibertiGemma Riberti, Head of Lifestyle & Interiors, WGSN, London

L'esperta di tendenze nell'interior design Gemma Riberti sottolinea come gradualmente si tornerà in ufficio non per la propria postazione di lavoro, ma per le nuove dinamiche di collaborazione che si svolgeranno al suo interno. La fisicità del luogo conterà ancora molto. Ma questa avrà un nuovo volto, prima di tutto perché si rivolgerà a un cambiamento generazionale:  tra 15 anni, i cosiddetti Millennials conteranno il 40% della forza lavoro, mentre la Gen Z, generazione digitale, triplicherà in numero. Inoltre,  perché si fonderà su altri valori: quelli della sostenibilità, della sharing economy, della comunità sociale e della mobilità leggera. Gli headquarter aziendali rimarranno infrastrutture centrali, ma andranno incontro ad  un “downsizing”, come ci dice  una recente ricerca McKinsey, che riporta la diminuzione della domanda di spazi centrali per ufficio del 15-17%.  Parallelamente, si prevede lo sviluppo di luoghi di lavoro più periferici, che contribuiranno a rigenerare in chiave sostenibile alcune aree urbane, come nei casi delleco-distretto Clichy-Batignolles alle porte di Parigi, o dei vecchi siti industriali come Acciona a Madrid di Foster+Partners. Si prevede un incremento della richiesta di spazi co-working del 20% annuo a partire dal 2023, che verranno a stipulare contratti di membership direttamente con le aziende.

La seduta Catifa negli uffici NBBJ a Columbus, Ohio, © Sean Airhart | NBBJLa seduta Catifa negli uffici NBBJ a Columbus, Ohio, © Sean Airhart | NBBJ

Nasce un nuovo termine: “workspitality”, ovvero luoghi di lavoro all'interno di hotel o spazi dedicati ai remote worker in ambienti retail e ristorazione. Catene di hôtellerie quali Marriott, Rove Hotels, Common, citizenM o Flown propongono ai “digital nomad” aree a tempo attrezzate, dove poter lavorare e godere delle amenità e dei servizi dell'hotel. 

Lo stile di vista si fa più adattivo. Così, compaiono sul mercato collezioni di arredi “resimercial”, pensati per il settore del contract ma con un mood domestico, conferito dalla scelta delle finiture e dei materiali, dai colori e da un'immagine più artigianale e meno seriale del prodotto. Oppure, assistiamo a tipologie di arredi che richiamano l'outdoor all'interno degli spazi di lavoro – come gazebi, tende o strutture leggere che isolano delle aree. Per usare un'altra nuova parola: sono dei “clofficies”, un po' stanzini un po' postazioni di lavoro, quali pod o piccoli ritiri individuali con un'apertura visiva verso l'ambiente.

II Un diverso modo di essere insieme:
Eric Kline, Director, Global Workplace
Experience ‎Adobe
Natalie Engels, Global Technology
Practice Leader, Gensler, San Jose

Natalie Engels, Eric KlineEric Kline, Director, Global Workplace Experience ‎Adobe e Natalie Engels, Global Technology Practice Leader, Gensler, San Jose

Il posto di lavoro ibrido rappresenta un modello completamente nuovo, che richiede diversi tipi di spazio, una maggiore integrazione di nuove tecnologie collaborative e una relazione completamente diversa tra dipendenti e management. Questi cambiamenti porteranno impatti importanti sulla cultura e sulle politiche aziendali, che richiederanno nuove partnership e una più stretta sincronicità tra le organizzazioni interne. 

Adobe, già nel mezzo di una grande trasformazione quando la pandemia ci ha colpiti, sta pianificando una nuova forma di management, tutta incentrata sulle risorse umane. Per riorganizzare la propria forza lavoro, ha sviluppato un sistema di tecnologie integrato e applicato al campus di San Jose, in California, recentemente rinnovato da Gensler. Attraverso indagini qualitative su propri dipendenti, ha individuato nuove “personas”, ovvero tipi di lavoratori: dall' “Office lover”, colui che ha bisogno di stare in ufficio, al “Boundary seeker” che cerca una netta differenziazione tra vita lavorativa e privata, al “Fluid adapter” che vuole essere libero di scegliere tra l'ufficio e il lavoro in remoto, al “Connection seeker”, colui che cerca l'interazione con le persone, al “Thriving homebody” che predilige la solitudine del lavoro e la sua gestione a casa. Per ciascuna delle tipologie si è quantificato il tempo ideale da impiegare in ufficio a settimana. E infine sviluppato uno spazio lavorativo abitato da una presenza “mista” di persone distribuite a livello globale e soprattutto abilitato da un'impostazione (mindset) primariamente digitale.

Gensler, Hudson River Trading Offices, New York Cities, con sedute Catifa. © Garrett RowlandGensler, Hudson River Trading Offices, New York Cities, con sedute Catifa. © Garrett Rowland

Un'app specificatamente progettata per il campus consente di tracciare la posizione e le attività dei team di lavoro, di connettere sincronicamente le persone in presenza e in remoto (anche dallo stesso ufficio), di coordinare i flussi e le attività delle persone nella grande varietà di spazi che le tre torri dell'headquarter presentano: spazi all'aperto, di ristorazione e convivialità, più privati e intimi ecc. L'ufficio viene anche a favorire la disconnessione dal lavoro e il ricaricarsi mentalmente e fisicamente. Perché l'aspetto più significativo nella progettazione degli ambienti è il passaggio da un “focus space” a uno spazio per la collaborazione. Infatti, sono molti gli spazi “agili”, alternativi alle tradizionali sale riunioni o lobby, facilmente riconfigurabili e flessibili, che incentivano le relazioni in vari momenti: dal pre al post meeting, al lavoro in team prolungato oltre la giornata, dalla decompressione all'intrattenimento per il “team building”.

III Il modello Hub&Spoke:
Daniel Herriott, Director of Design and Interiors,
HOK, San Francisco
Diana Stansic, Interior Designer, HOK, Atlanta

Daniel Herriott, Director of Design and Interiors, HOK, San Francisco e Diana Stansic, Interior Designer, HOK, AtlantaDaniel Herriott, Director of Design and Interiors, HOK, San Francisco e Diana Stansic, Interior Designer, HOK, Atlanta

Nella progettazione degli ambienti di lavoro stiamo assistendo all'ascesa di una nuova era tecnologica, ma anche della centralità del fattore umano. Queste due tendenze convergono nel posto di lavoro, affinché possa affrontare le sfide fisiche, ecologiche e sociali che abbiamo davanti. Si parla di ufficio come ecosistema, inteso non come una sequenza di spazi, ma come una struttura che abilita la connettività in senso lato. Lo studio HOK presenta un ecosistema composto dall'home working, dallo “Spoke office” e dall'Hub centrale. 

Lo Spoke non è un ufficio tradizionale ma uno satellite decentrato e calato nella dimensione locale dei servizi urbani. È uno spazio dalla natura “transizionale” più che una “destinazione”, infatti la sua logica compositiva è incentrata sulla capacità del singolo di muoversi agilmente e auto-determinarsi – aree di accoglienza alla reception, pannelli digitali che aiutano a orientarsi negli spazi, vending machine, cucine fai-da-te, armadietti e parcheggi per la mobilità leggera e, possibilmente, spazi all'esterno.

L’ecosistema ufficio proposto da HOK: home working, Spoke e HubL’ecosistema ufficio proposto da HOK: home working, Spoke e Hub

L'Hub è invece la destinazione, il cuore dell'azienda, un luogo attrattivo pensato per il team bonding, per gli incontri più strutturati della forza lavoro. In questo spazio sono incentivatelei aree meeting integrate con le tecnologie più avanzate: innovation e project room, design labs. La zona ristoro diventa anch'essa un'area pensata per gli incontri e la formazione ma più organizzata e, in qualche modo, istituzionale. Nell'Hub trovano spazio anche le aree wellness, le stanze per la meditazione, le palestre o gli ambienti di servizio come gli spogliatoi e le “mothers' room”. Se lo Spoke è concepito per gruppi di lavoro più piccoli, magari anche non dello stesso team favorendo così la serendipità, l'Hub servirà a riconnettere i gruppi più ampi di persone. La sfida sarà organizzare e bilanciare i due luoghi e le relative attività.

IV Esperienze tra virtuale e fisico:
Neil Schneider, Design Director,
IA Interior Architects, Chicago
Guy Messick, Director of Design Intelligence,
IA Interior Architects, San Francisco

Neil Schneider, Design Director, IA Interior Architects, Chicago, e Guy Messick, Director of Design Intelligence, IA Interior Architects, San FranciscoNeil Schneider, Design Director, IA Interior Architects, Chicago, e Guy Messick, Director of Design Intelligence, IA Interior Architects, San Francisco

La progettazione dell'ufficio “next normal” non riguarda solo gli ambienti fisici, ma anche gli spazi virtuali, attraverso i quali la forza lavoro distribuita a livello globale può interagire in modo efficiente e creativo. Lo studio internazionale IA Interior Architects ci proietta in una dimensione alternativa, che fa propria la user experience del mondo del gaming per generare una collaborazione più intuitiva e partecipata, soprattutto in momenti di lavoro con persone dislocate e in presenza.

IA Interior Architects utilizza già la realtà virtuale con i propri clienti per esperire lo spazio progettato. Quel che propone è la convergenza di ambienti in realtà virtuale, ovvero spazi alternativi in cui tutti gli utilizzatori di “headset” sono proiettati, in realtà aumentata, che corrisponde invece alla duplicazione dell'ambiente reale nel quale vengono sovrapposte informazioni digitali, e in “mixed reality”. Uno strumento già a disposizione è Microsoft Mesh, la nuova piattaforma di interazione con strumenti che includono: la gestione dei avatar durante le sessioni, la renderizzazione degli spazi, la sincronizzazione tra più utenti e l'“olotrasporto”, con cui gli utenti potranno interagire con gli altri soggetti digitali.

L’applicazione Harbor at Work per la gestione degli spazi e dei flussi lavorativi in presenza e in remoto. Courtesy of IA Interior Architects.L’applicazione Harbor at Work per la gestione degli spazi e dei flussi lavorativi in presenza e in remoto. Courtesy of IA Interior Architects.

Non è fantascienza. La progettazione degli ambienti virtuali e delle modalità di interazione tra le persone è, ci spiega IA Interior Architects, una forma di “equità” tra colleghi dislocati, che vengono a trovarsi insieme nello stesso spazio e con i medesimi strumenti di comunicazione. La tecnologia sta evolvendo velocemente anche grazie alla diffusione del 5G, che abiliterà queste nuove forme di interazione. L'investimento da parte delle aziende sarà considerevole, ma sarà anche uno dei fattori che qualificherà e darà valore al lavoro dall'headquarter rispetto alle altre modalità “disperse”. La vera sfida, infatti, sarà consentire un'interazione paritaria in condizioni differenti – per esempio, per chi lavoro da casa o dagli uffici satellite rispetto a chi è nella sede centrale – sia per quanto riguarda l'equipaggiamento tecnologico sia per l'infrastruttura di supporto.

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