PROCEDURA WHISTLEBLOWING PER LA GESTIONE DI SEGNALAZIONI

Arper SPA incoraggia i dipendenti e le terze persone che lavorano con il Gruppo a segnalare eventuali problemi legati alle violazioni del Codice di Condotta o situazioni potenzialmente critiche legate a violazione di legge (whistleblowing).

Per facilitare la segnalazione di violazioni Arper SPA si è dotata di uno strumento elettronico. Questo strumento elettronico è esterno ai sistemi Arper ed è gestito dalla Società MYGO s.r.l. in via del Corso 92 Roma, P.iva 14356531005

Il segnalatore vi ha accesso tramite un link internet. Al primo accesso, il segnalatore dovrà leggere un documento di spiegazione delle funzionalità del software di segnalazione. Una volta inserita la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza di Arper Spa gestirà il caso potendo comunicare con chi ha segnalato l’illecito tramite lo stesso strumento.
Arper non avrà in alcun caso accesso al sistema.

Il dipendente vi ha accesso tramite un link internet. Una volta inserita la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza di Arper Spa gestirà il caso potendo comunicare con chi ha segnalato l’illecito tramite lo stesso strumento. Arper non avrà in alcun caso accesso al sistema.

La segnalazione può essere inviata attraverso i seguenti canali di comunicazione:

- via web form previo accreditamento nel sistema
per accreditarsi accedere al link https://www.mygovernance.it/token-arper/
per inserire una segnalazione accedere al link https://areariservata.mygovernance.it/

- via posta indirizzata a:
Organismo di Vigilanza c/o Arper Spa
Via Lombardia 16,
31050 Monastier di Treviso TV

Informazioni generali sulla Procedura Whisteblowing adottata da Arper SPA

Cos’è lo strumento Mywhistleblowing?

Mywhistleblowing è uno strumento di cui il Gruppo Arper si è dotato, per offrire la possibilità di segnalare in forma riservata preoccupazioni circa azioni o pratiche che possano rivelarsi in violazione di norme interne o esterne all’azienda, comprese le disposizioni relative al Codice di Condotta di Gruppo.

Abbiamo bisogno di uno strumento come Mywhistleblowing?

Attraverso la creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili, il gruppo Arper promuove un ambiente di lavoro positivo e sereno. Un sistema di segnalazione delle violazioni efficace amplifica il nostro impegno nella promozione della cultura dell’etica e dell’integrità.
Recenti studi dimostrano che i web form gestiti da fornitori esterni sono utilizzati da dipendenti e terzi di frequente. Per le aziende, questi sistemi di reporting costituiscono un efficace meccanismo di rilevazione delle violazioni di norme di legge o di comportamento.

Per effettuare una segnalazione posso scegliere di utilizzare indifferentemente internet o la posta convenzionale? Che succede se non ho accesso a internet?

Le segnalazioni in via riservata possono essere effettuate sia tramite internet che attraverso posta convenzionale.
Se non hai accesso a internet o non sai utilizzare bene il computer, puoi inviare una lettera utilizzando il canele di Poste Italiane.

Perché è necessario inserire un Utente una email ed una pwd per accedere al servizio?

L'inserimento di utente, password ed email è essenziale per garantire un flusso comunicativo tra segnalante e odv; questo, infatti, non è permesso nei consueti sistemi con token.
Inoltre, se il segnalante dovesse dimenticare il token (ipotesi più che probabile), non potrebbe più accedere alla segnalazione fatta; infine il segnalante si deve ricordare di accedere di tanto in tanto al sistema per verificare se ci sono commenti o semplicemente per recepire l'esito della segnalazione.
Con il nostro sistema, invece, gli alert viaggiano, in totale forma anonima, via e-mail, avvertendo l'utente che si deve collegare al sistema perché si è verificato un evento che richiede la sua attenzione.
Questo significa più sicurezza, più riservatezza, più efficienza, più efficacia.
A maggiore garanzia sia il login sia la email possono essere inseriti in modalità totalmente anonima non riconducibile al segnalatore.

Posso effettuare una segnalazione in forma anonima?

Quando consentito dalla normativa locale, puoi scegliere di effettuare una segnalazione identificandoti oppure rimanendo anonimo. Tuttavia, qualora anche le segnalazioni anonime siano accettate, riteniamo comunque che le indagini possano essere gestite in modo più efficace se l’identità del segnalante è nota.

Segnalazioni

Quali eventi possono essere segnalati?

La procedura Mywhistleblowing di Arper può essere utilizzata dai dipendenti del Gruppo e dai terzi per segnalare pratiche o comportamenti che, in buona fede, si considerino non appropriati o non conformi alla legge, al Codice di Condotta di Gruppo ovvero ad altre norme aziendali, purché la pratica o il comportamento segnalato sia riconducibile a una della seguenti tematiche: gestione finanziaria, audit e amministrazione contabile, pratiche connesse all’utilizzo dei mezzi di pagamento, lotta alla corruzione. Per segnalare pratiche o comportamenti concernenti tematiche diverse da quelle appena menzionate, puoi utilizzare uno degli altri canali di segnalazione, locali o di Gruppo, i cui riferimenti sono disponibili sul sito internet del Gruppo Arper.
Le segnalazioni devono essere adeguatamente circostanziate.

Quali eventi NON possono essere segnalati attraverso questo canale?

La procedura Whistleblowing di Arper (di cui fa parte il web form) non può essere utilizzata per segnalare eventi che comportano una minaccia imminente per la vita o per la proprietà. Le segnalazioni presentate attraverso questo servizio potrebbero non ricevere un riscontro immediato. Se necessiti di assistenza per un caso di emergenza, non esitare a contattare le autorità e gli enti competenti.
Inoltre, non possono essere effettuate attraverso questo canale segnalazioni da parte dei clienti relative a prodotti o servizi offerti dalle società del Gruppo: dette segnalazioni devono infatti essere gestite secondo procedure specifiche e pertanto vanno trasmesse utilizzando canali ad esse dedicati, indicati sul sito della società ovvero nella documentazione contrattuale di prodotto. Non sono sicuro che quello che ho visto o sentito costituisca una violazione di una norma o della normativa aziendale o possa essere considerato un comportamento immorale, ma non mi sembra corretto. Cosa posso fare?

Puoi consultare l’Organismo di Vigilanza della società.

Se, da dipendente del Gruppo, vengo a conoscenza di una violazione, posso segnalarla direttamente al mio responsabile e lasciare che se ne occupi lei/lui?

Puoi senz’altro decidere di segnalare la violazione al tuo responsabile. In alcune circostanze, potresti tuttavia non sentirti a tuo agio nel farlo ovvero potresti ritenere più appropriato l’uso di canali di segnalazione alternativi. E’ proprio per far fronte a simili circostanze che sono stati resi disponibili altri canali di segnalazione (come gli indirizzi di posta ed e-mail della Funzione di Organismo di Vigilanza – pubblicati sul sito della società) ed è stata attivata la procedura Whistleblowing.

Per quale motivo dovrei effettuare una segnalazione? Che vantaggio ne ricavo?

Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo e a questo diritto è correlata la responsabilità di comportarsi in modo etico e corretto nel proprio ambiente di lavoro e nelle relazioni con i terzi. Per questo, dobbiamo essere certi che le strutture aziendali competenti ricevano l’informazione che qualcuno si sta comportando in maniera non corretta.
Le condotte inappropriate potrebbero mettere a repentaglio il Gruppo, minacciare il buon andamento del business e la nostra reputazione.

Il management vuole sul serio che io segnali le violazioni?

Lo vuole e ne ha bisogno. Tu potresti essere a conoscenza di un’attività che può destare preoccupazione per l’azienda. La tua segnalazione potrebbe minimizzare i potenziali impatti negativi per la società, per i suoi dipendenti e per i terzi. Da dipendente, potrei andare incontro a conseguenze negative per il fatto di avere effettuato una segnalazione?

Il Gruppo proibisce severamente qualsiasi forma di ritorsione contro le persone che effettuino segnalazioni in buona fede, a prescindere dai soggetti che ne siano coinvolti.

Cosa accade se, dopo aver effettuato una segnalazione, ricordo ulteriori dettagli importanti oppure se chi gestisce la segnalazione ha bisogno di pormi domande in merito all’evento che ho segnalato?

Quando effettui una segnalazione attraverso il web form di Mywhistelblowing , ti viene comunicato un codice e ti viene richiesto di scegliere una password. Utilizzando queste credenziali, tu potrai richiamare la procedura Mywhistleblowing, accedere al web form e accedere alla tua segnalazione per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande da parte di chi sta gestendo la segnalazione e fornire ulteriori informazioni che possono essere utili alla risoluzione di questioni pendenti. Noi consigliamo caldamente di consultare il sito secondo la tempistica comunicata per rispondere a eventuali domande. Anche quando scegli di effettuare una segnalazione anonima, puoi comunque instaurare un “dialogo anonimo” con la persona incaricata di svolgere indagini sul caso.

Cosa accade se, ad esito delle indagini, la segnalazione si rivela infondata?

Se la segnalazione dovesse rilevarsi infondata o non giustificata, l’Organismo di Vigilanza di Arper Spa archivierà il caso. Tutta la documentazione relativa alla segnalazione sarà archiviata esclusivamente per il tempo necessario.

Cosa accade se, ad esito delle indagini, la segnalazione si rivela fondata?

Se la segnalazione dovesse rivelarsi fondata, l’Organismo di Vigilanza di Arper Spa provvederà a identificare le misure correttive da porre in essere e valutare l’opportunità di applicare sanzioni disciplinari, tenuto conto della vigente normativa interna e di legge. Ogni decisione in merito sarà comunque rimessa al CEO o ad altro organo amministrativo competente.
Tutta la documentazione relativa alla segnalazione sarà archiviata esclusivamente per il tempo necessario.

Sicurezza

Credo che il mio computer aziendale si autentichi presso il server e ciò consenta di tracciare ogni sito che visito. Posso per questo motivo essere identificato come segnalante?

Il sistema Mywhistelblowing non genera né mantiene alcun dato relativo all’autenticazione correlata all’indirizzo IP e pertanto non è in grado di fornire informazioni che mettano in relazione il tuo computer con il suo utilizzo.
In ogni caso, se non ti senti a tuo agio nell’effettuare una segnalazione dal tuo computer aziendale, puoi comunque connetterti al sito Mywhistleblowing tramite altri sistemi elettronici (ad esempio, servendoti di quelli disponibili in un Internet Café o a casa di amici, ecc.).

Ho paura che le informazioni che comunico a Mywhistleblowing possa, in ultima analisi, rivelare la mia identità. Come posso essere sicuro che questo non accadrà?

La procedura Mywhistleblowing è stata concepita con l’obiettivo di proteggere l’anonimato. Comunque, se preferisci rimanere anonimo, abbi cura di non riferire, nella tua segnalazione, dettagli che possano rivelare la tua identità (evitando, per esempio, frasi del tipo: “dalla mia scrivania accanto a Gianni Rossi…” o “In 45 anni di vita…” o accreditarti con un login ed una email che siano riconducibili alla tua identità)

Come posso identificarmi?

Nel questionario disponibile sul web c’è una sezione dedicata all’identificazione del segnalante che puoi utilizzare a questo scopo.

Riservatezza e protezione dei dati

Le segnalazioni ricevute e i dati in esse contenuti sono trattate in modo confidenziale?

Sì, a prescindere dal canale di segnalazione che decidi di utilizzare, le segnalazioni e le eventuali comunicazioni successive, così come tutti i dati e le informazioni relative alle persone coinvolte, saranno considerate come strettamente riservate e trattate con la massima riservatezza, in conformità alle previsioni delle disposizioni aziendali in materia di protezione dei dati personali e della legislazione applicabile in materia.

Quali informazioni vanno comunicate quando si effettua una segnalazione?

Vanno comunicate solo le informazioni necessarie all’avvio delle indagini sull’evento segnalato. Quando effettui una segnalazione, evita di comunicare informazioni relative alla vita privata delle persone ovvero dati sensibili, come dettagli sullo stato di salute o sulla vita sessuale, qualora tali informazioni non siano strettamente necessarie o direttamente correlate alla segnalazione. Evita inoltre di comunicare informazioni relative a persone che non sono coinvolte o connesse alla segnalazione.

Dove finiscono le segnalazioni? Chi può vederle?

Le segnalazioni sono inserite direttamente nei server protetti del fornitore esterno MYGO s.r.l. (fornitore del Software) via del Corso, 92 Roma P.Iva 14356531005 al fine di prevenire possibili violazioni di sicurezza. Esse possono essere esaminate, e, di conseguenza, le informazioni ivi contenute possono essere utilizzate, solo da coloro che ne hanno necessità per esigenze lavorative e comunque in conformità a quanto previsto dal processo di gestione delle violazioni del Gruppo Arper o se previsto dalla legge. Tra coloro che possono accedere alle informazioni relative alle segnalazioni, ci sono l’Organismo di Vigilanza di Arper Spa, così come lo staff tecnico del fornitore MYGO s.r.l.. In ogni caso, le segnalazioni saranno trattate con la massima riservatezza e nel rispetto del processo di gestione delle segnalazioni del Gruppo ARPER.

Arper SpA incoraggia i dipendenti e le terze persone che lavorano con il Gruppo a segnalare eventuali problemi legati alle violazioni del Codice di Condotta o situazioni potenzialmente critiche legate a violazione di legge rispetto a quanto previsto in materia dal d.lgs. 24/2023. Arper si è dotata di una procedura per gestire questo tipo di segnalazioni che potere trovare a questo link.

Come segnalare

Al fine di garantire ampio e indiscriminato accesso a tutti coloro che vogliano effettuare una segnalazione, in buona fede e secondo principi etici di integrità, che riguardi Arper S.p.A., sono messi a disposizione i seguenti canali tra loro alternativi:

 

• piattaforma informatica esterna ai sistemi Arper gestita dalla Società MYGO s.r.l. con sede in via del Corso 92 Roma, P.iva 14356531005. Questa piattaforma è accessibile da parte di tutti (dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, partner commerciali, consulenti e clienti) cliccando sui seguenti link: https://www.mygovernance.it/token-arper/ per accreditarsi e https://areariservata.mygovernance.it/ per inserire una segnalazione sia vocalmente oppure per iscritto.
• posta ordinaria, all’indirizzo: Gestore delle segnalazioni di Arper S.p.A. Via Lombardia 16,31050 Monastier di Treviso TV.
• incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni veicolata tramite gli strumenti sopra elencati.

 

Cosa segnalare

La Segnalazione deve essere circostanziata ossia effettuata con un grado di dettaglio sufficiente a consentire l’accertamento dei fatti segnalati e dovrà avere ad oggetto:

 

• falsificazione, alterazione, distruzione, occultamento di documenti;
• irregolarità amministrative e negli adempimenti contabili e fiscali o nella formazione del bilancio di esercizio della Società;
• comportamenti volti ad ostacolare le attività di controllo delle Autorità di Vigilanza (ad es. omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti);
• dazione di una somma di danaro o concessione di altra utilità ad un pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio come contropartita per l’esercizio delle sue funzioni (es. agevolazione di una pratica) o per il compimento di un atto contrario ai propri doveri di ufficio (es. mancata elevazione di un verbale di contestazione per irregolarità fiscali);
• promessa o dazione di danaro, beni, servizi o altro beneficio volti a corrompere fornitori o clienti;
• violazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro e tutela dell’ambiente;
• accordi con fornitori o consulenti per far risultare come eseguite prestazioni inesistenti;
• falsificazione di note spese allo scopo di creare provviste per attività illegali (es. rimborsi “gonfiati” o per false trasferte);
• condotte che possano costituire aggiotaggio, finalizzate ad alterare il prezzo delle azioni della società condotte fraudolente nei confronti dei clienti;
• condotte in violazione delle procedure interne della Società;  
• condotte in violazione di regolamenti e Procedure operative della Società.

 

Chi gestisce la segnalazione

Il destinatario delle segnalazioni è il Gestore delle segnalazioni di Arper composto da Human Resources, Finance, Operation  nonché i soggetti a cui è richiesto, di volta in volta, e se ritenuto necessario, di supportare il Gestore nella gestione della segnalazione.

 

Tutela

Il segnalante non potrà essere discriminato per effetto della segnalazione nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 16 e 17 del d.lgs. 24/2023, qualora al momento della segnalazione abbia fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino tra quelle rilevanti.