Smart office: come la tecnologia ci cambia

The Core | CBRE Amsterdam; Architect: CBRE Design; Photo: Stijnstijl PhotographyThe Core | CBRE Amsterdam; Architect: CBRE Design; Photo: Stijnstijl Photography

La tecnologia cambia la nostra relazione con il tempo e gli spazi. In ufficio e non solo. Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi di IoT e software immateriali consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L'ufficio diventa un luogo più condiviso, “a tempo” e ibrido tra reale e virtuale. Ma non è solo una questione di tecnologia quanto di governance dei processi lavorativi. Ne parliamo con alcuni esperti: Magnus Persson, Head of Product and Research di Nimway, Antonio Grillo, Service Design and User Experience Director di NTTData e Lorenzo Fava, Sales Specialist Collaboration di Cisco Italia.

Secondo la recente Global Workforce Survey di Cisco, il 58% dei lavoratori prevede l’home working almeno una settimana al mese anche quando la pandemia sarà conclusa, nonostante il 98% degli stessi riporti una frequente frustrazione nell'utilizzare strumenti quali le video-conferenze, soprattutto da casa. Il 97% chiede maggiori garanzie che gli spazi di lavoro siano più sicuri e, infine, il 96% delle aziende intervistate riferisce che intende investire in tecnologia per rendere gli uffici più “intelligenti”. La ricerca mette in luce alcune tendenze globali: il diffondersi di un ufficio “ibrido” tra remoto e presenza, con la conseguenza di una progressiva dematerializzazione e digitalizzazione dei processi lavorativi, e un luogo di lavoro sempre più smart, ovvero dotato di tecnologie intelligenti e pervasive che impatteranno non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano.

Questi scenari trovano riscontro in altri autorevoli studi, tra cui la ricerca 2020 dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, che ha analizzato le attività che più facilmente si svolgeranno nell’ufficio del futuro: dalla socializzazione (68%) agli incontri con esterni (58%); dal recruiting (44%) ai meeting strategici (43%), alla formazione (32%). Con un conseguente utilizzo degli spazi “a tempo” e in base alle attività specifiche.

Courtesy of NimwayMagnus Persson e Ivana Milanovic (Marketing Manager di Nimway) accanto a una planimetria digitale, ufficio Sony, Lund, Svezia. Courtesy of Sony

Activity-based working e nuove tecnologie

Magnus Persson, Head of Product and Research di Nimway (gruppo Sony), chiarisce: “I luoghi di lavoro stanno diventando sempre più basati sulle attività, modelli che sono stati implementati e perfezionati, in particolare nel nord Europa, da oltre dieci anni. Ma dall'inizio della pandemia Covid-19, le strategie e le attività si sono allineate in tutto il mondo. Nei nuovi uffici, quelle collaborative e creative stanno guadagnando importanza. E, poiché molte aziende manterranno situazioni ibride, dove i dipendenti lavorano in parte da casa o in aree di coworking, avere stanze o scrivanie dedicate per ogni dipendente diventa difficile da giustificare, sia dal punto di vista finanziario che ambientale”.

Se la scrivania non sarà più un punto di riferimento personale, si pone la necessità di trovarne di nuovi. La tecnologia propone quindi soluzioni che favoriscono un utilizzo più consapevole di tutto lo spazio dell'ufficio: Nimway sta sviluppando soluzioni tra cui sistemi di wayfinding, con planimetrie digitali e app mobile che aiutano a circolare in ufficio in modo intuitivo, dispositivi di monitoraggio degli spazi disponibili attraverso sensori o display digitali per la prenotazione di stanze o sale riunioni, oppure app per la gestione delle scrivanie a distanza, o per la segnalazione di guasti o malfunzionamenti, favorendo l'efficienza degli spazi condivisi. Si tratta di un ecosistema integrato e personalizzato in base alla strategia e allo specifico approccio di business di ciascuna azienda. Ecosistema sviluppato anche dalle più importanti multinazionali dell'informatica - Fujitsu, IAConnect in partnership con IBM, Interact di Signify (Philips), NTT Design Network di cui fa parte il brand Tangity e Samsung per nominarne alcune, senza pretesa di esaustività e nonostante ciascuna mostri specificità nei servizi e nelle tecnologiche.

Sensori Nimway incorporati su una scrivania. Courtesy of NimwaySensore di presenza Nimway montato sotto una scrivania. Courtesy of Sony

“Le nuove tecnologie” continua Persson, “come i sensori di presenza, offrono ai facility manager una visione chiara, dettagliata e continuamente aggiornata del modo in cui vengono utilizzati gli spazi e, quindi, li aiutano a comprendere le esigenze dei dipendenti e a prendere decisioni rapide e corrette. Anche prima della pandemia, la promozione della collaborazione e degli incontri spontanei era una nostra priorità, ma ora stiamo rilasciando funzionalità aggiuntive per stimolare la collaborazione con le persone che lavorano da casa. La tecnologia può contribuire a far sentire i dipendenti al sicuro in ufficio, ma allo stesso tempo deve rispettare e proteggere la privacy di ogni individuo. I sensori di presenza possono svolgere un ruolo chiave per garantire scrivanie e strutture per riunioni pulite. Le soluzioni per la prenotazione allo sportello e per i biglietti d'ingresso sono altri buoni esempi, poiché possono essere adattate rapidamente e centralmente, in base alle mutevoli esigenze, linee guida e normative”.

Lo smart office, quali scenari?

Le implicazioni dello smart office vanno oltre la condivisione degli spazi e interessano anche il benessere delle persone, sempre più al centro del dibattito socioculturale. Importanti risorse sono investite per migliorare il tempo che trascorriamo in ufficio, o nel lavoro a casa, connessi con lo spazio di lavoro. Secondo lo studio Workplace 2025, condotto dalla società di ricerche PAC (CXP Group), in collaborazione con Fujitsu, saranno sempre più importanti le modalità di accesso – facile, istantaneo e multicanale – ai contenuti condivisi. Le interfacce dei dispositivi saranno come estensioni dei sensi umani, probabilmente sempre più indossabili e meno invasive. Le tecnologie rileveranno i parametri ambientali per migliorare il benessere delle persone oppure, tracciandoli nel tempo, consentiranno di progettare e modificare l'illuminazione, il riscaldamento o l'alimentazione in modo più efficiente, in base all'effettivo utilizzo degli spazi. Analogamente, applicazioni “di mediazione” potranno aiutare i lavoratori a evitare il sovraccarico elettronico e lavorativo, il cosiddetto burnout, consentendo di disconnettersi temporaneamente senza perdere il contatto. E questo tipo di connettività intelligente sarà mediata da una piattaforma tecnologica unificata. Tutto ciò è già in atto.

© Alga Studio© Alga Studio

Smart object: quale impatto sui comportamenti?

Antonio Grillo, Service Design and User Experience Director in Tangity, design studio di NTTData, chiarisce alcuni aspetti sugli smart object. “Sono oggetti dotati di intelligenza, che si adattano automaticamente alle esigenze e che fanno parte delle nostre routine. Conoscono le nostre preferenze, i nostri volti, cosa diciamo e dove andiamo. Questi oggetti hanno un dialogo con noi, non si limitano a eseguire un comando. Chi li progetta ha una grande responsabilità verso chi li usa perché, grazie alla relazione che sono capaci di abilitare con gli esseri umani, questi oggetti influenzano i nostri comportamenti. Gli smart object sono piattaforme per nuovi servizi e sono capaci di creare nuovi revenue stream, ma solo se pensati attraverso una lente che unisce business, servizi e prodotto. Altrimenti, si rischia che diventino colli di bottiglia, se si parte solo dalla tecnologia o solo dal business. La tecnologia può aiutare a rendere lo spazio di lavoro più dinamico, capace di empatizzare con le esigenze, registrandole e quindi cambiando di conseguenza. Oggetti sensienti aiutano a comprendere la diversità di esigenze e adattare, personalizzare le esperienze, anche quando si tratta di uno spazio di lavoro. Quindi si può fornire la giusta quantità di aria a seconda delle persone in una stanza, si può cambiare l’illuminazione a seconda dell’ora e del meteo, così come cambiare gli ambienti, le pareti, i suoni e i profumi, registrando il livello di stress delle persone in una stanza. Immagina il tuo ufficio che ti riconosce e cambia a seconda del tuo umore, dei tuoi impegni semplicemente delle tue preferenze del momento. Uno spazio più dinamico significa anche trascendere dalle forme fisiche, che può essere mobile e facilmente trasportato a casa o in altri luoghi. Questa la sfida per chi oggi deve pensare al futuro dell’ufficio: capire come utilizzare la tecnologia per rendere l’esperienza di lavoro memorabile e liquida allo stesso tempo”.

Courtesy of CiscoCourtesy of Cisco

Nuovi strumenti per la collaborazione

Abbiamo vissuto sulla nostra pelle la frustrazione di strumenti inadeguati per la collaborazione, il networking e le riunioni a distanza. Ma si tratta solo di un’esperienza parziale: la tecnologia è già in grado di offrire strumenti collaborativi più sofisticati per la condivisione real time, interfacce più gestuali e trasparenti, tecniche di comunicazione multisensoriali che consentano ai lavoratori di svolgere compiti molteplici senza perdere concentrazione, o ancora tecnologie di spostamento temporale che consentano di collaborare, in vari fusi orari, nei consueti orari lavorativi.
“Per ora ci siamo limitati a utilizzare pc e tablet il cui livello di coinvolgimento è piuttosto modesto”, spiega Lorenzo Fava, Sales Specialist Collaboration di Cisco Italia. “Gli strumenti tecnologicamente avanzati sono molti, capaci di cancellare i rumori di fondo, sia a casa che in ufficio, con una regia automatica che semplifica i problemi di inquadratura e facilita la condivisione dei contenuti, per esempio nel caso di lavagne digitali, e che fa dialogare dispositivi a casa e in ufficio. Il modello ibrido, in cui spazio fisico e virtuale si compenetrano, deve essere implementato. Analogamente, non c'è solo il video come mezzo per la condivisione delle informazioni. Sono già a disposizione lavagne interattive fino a 85 pollici, su cui possono scrivere fino a quattro persone contemporaneamente, con fogli virtuali modificabili da più utenti in tempo reale, che superano le problematiche delle video-conferenze, quali la vicinanza al monitor e la corretta illuminazione. Stiamo sviluppando la tecnologia degli ologrammi. Per un recente evento di Ambrosetti abbiamo creato un palco virtuale in modo olografico. Ma si possono creare modelli 3D che facciano percepire il volume degli oggetti – oggi applicati nella piccola gioielleria – aprendo nuovi scenari per settori dal manifatturiero al medicale”.

Courtesy of CiscoCourtesy of Cisco

Innovazione tecnologica o di management?

Le tecnologie sono molteplici, impossibile elencarle esaustivamente: da quelle per la gestione/prenotazione degli spazi dell'ufficio, che accompagnano e tracciano le persone in tutte le loro attività all'interno, alle “chiavi virtuali” per il controllo degli accessi – AgilQuest, Condeco, KISI, Navori, Senion, Sobos, Tapkey per nominarne alcune. L'aspetto più interessante è l'enfasi sulla variabile temporale che le nuove tecnologie sottolineano: spazi condivisi e a tempo, facilities efficientate e perfino, nel caso dei coworking, pagabili con abbonamenti a tempo (es. Archie, Ricoh). Se, finita la pandemia, quest'accelerazione tecnologica e l'ufficio ibrido porteranno a un modello di lavoro davvero alternativo è una questione più manageriale che tecnologica. Che non riguarda tanto il ritorno economico e di business dell'azienda, quanto il reale vantaggio nel rinnovato equilibrio tra lavoro e vita personale. Serve un ulteriore passo, anche normativo, nella più generale governance delle dinamiche lavorative.

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